会社に診断書出せと言われた場合の対処法と注意点

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会社が診断書を求める理由

健康管理の義務

会社は従業員の健康管理を適切に行う責任があります。診断書を求めることで、従業員の具体的な健康状態を把握し、必要な対応を取ることができます。長期的な病気やケガで休職する場合、会社は休職期間中の業務調整を行う必要があり、診断書によって従業員の状況を正確に把握することができます。

業務運営への影響を最小化

従業員の長期欠勤や頻繁な欠勤は、会社の業務運営に大きな影響を与える可能性があります。診断書を求めることで、欠勤の理由や程度を把握し、他の従業員への業務分担や代替要員の確保など、適切な対応を講じることができます。これにより、業務への影響を最小限に抑えることが可能になります。

アメリカの調査によると、従業員1人あたりの年間欠勤コストは約1,800ドルと推計されています。

感染症対策と従業員の安全確保

• インフルエンザやCOVID-19などの感染症に関する診断書を求めることで、他の従業員への感染リスクを軽減できます。
• 従業員が業務を継続できるかどうかを確認し、必要に応じて業務内容の変更や軽減を行うことで、従業員の安全を守ることができます。
• メンタルヘルスの問題による欠勤の場合、早期に適切な支援を行うことが重要です。診断書を通じて状況を把握することで、タイムリーな対応が可能になります。
• 正当な理由なく長期欠勤する従業員がいた場合、他の従業員に過度の負担がかかり、職場の士気に影響を与えるリスクがあります。
• 診断書を求めることで、こうしたリスクを回避し、職場全体の健全な運営を維持することができます。

診断書が必要になる欠勤日数

欠勤日数と診断書提出義務の関係

会社が従業員に診断書の提出を求める目安は、一般的には3日から7日程度の連続欠勤とされています。短期間の欠勤であれば病気が軽度と見なされますが、長期になるほど業務への影響が大きくなるためです。しかし、具体的な日数の基準は企業の就業規則によって異なります。例えば「3日以上欠勤した場合は診断書提出」と明記されていれば、その規則に従う必要があります。

業務への影響度と診断書の必要性

会社が診断書を求める大きな理由は、従業員の健康状態を正確に把握し、適切な業務調整を行うためです。例えば風邪程度なら短期間で業務に復帰できますが、メンタルヘルスの問題や重篤な病気の場合は長期休職が必要かもしれません。そういった場合は早期に診断書を求め、従業員の状況を把握することが重要になります。

長期欠勤による業務への影響を最小限に抑えるため、会社は診断書を求める傾向にあります。

欠勤日数別の診断書必要性

• 1日程度の欠勤 – 診断書は通常不要
• 2~3日程度の欠勤 – 診断書が求められる場合もある
• 3日以上の連続欠勤 – 診断書の提出が一般的に求められる
• 1週間以上の長期欠勤 – 早期に診断書が必須となる
• 重篤な病気や休職 – 診断書は必須で随時更新が求められる

バイトでも診断書が必要になるケース

概要説明

バイト社員であっても、正社員と同様に企業の一員として業務に従事しています。そのため、健康状態が業務に影響を及ぼす可能性がある場合、企業は診断書の提出を求めることがあります。特に、感染症の疑いがある場合や長期間の欠勤が見込まれる場合、企業は従業員の健康状態を正確に把握し、適切な対応を取る必要があるためです。

具体例

例えば、飲食店や接客業のバイトで、感染症の疑いがある場合は診断書の提出を求められることが多いでしょう。感染症を他の従業員や顧客に移してしまう危険性があるため、企業は感染予防の観点から診断書を求めます。また、製造業などで機械を操作するバイト社員が、怪我や体調不良で業務に支障が出る恐れがある場合も、診断書が必要になる可能性が高くなります。

実際に、2022年の統計では、バイト社員の約35%が診断書の提出を求められたことがあると回答しています。

詳細分析

• 感染症への対策が重要な業種ほど、診断書提出を求められる傾向がある
• 長期欠勤が見込まれる場合は、業務への影響を最小限に抑えるため、診断書が必須となる
• 就業規則に診断書提出の規定がある場合は、バイトであってもその規定に従う必要がある
• 診断書提出を求められないケースもあり、雇用形態だけでなく個別の状況を総合的に判断する
• 診断書を求める際は、従業員のプライバシーにも配慮が必要となる

診断書を出せない場合の対策

上司や人事部門と話し合う

会社に診断書を出せない状況の場合、まずは上司や人事部門に事情を説明し、理解を求めることが重要です。医療機関への受診が難しい状況や経済的な理由など、診断書が出せない本当の理由を伝えましょう。事前に話し合うことで、柔軟な対応を求められる可能性が高まります。

休暇の種類を検討する

診断書がなくても取得できる休暇の種類があれば、それを活用するのも一つの対策です。例えば、有給休暇や特別休暇などを利用することで、一時的に業務から離れることができます。特に短期間の休暇であれば、診断書を求められないケースも多いでしょう。

代替書類を提出する

• 医療機関からの受診証明書
• 薬局での処方箋のコピー
• 自己申告書
• 上司や同僚の証言書
• 介護や育児を理由とする書類

診断書の費用負担

概要 – 費用負担の原則

会社から診断書の提出を求められた場合、その費用負担については原則として従業員側が負担することになります。診断書は従業員個人の健康状態を証明するものであり、会社は従業員の健康管理を適切に行う義務があるため、診断書取得の費用は従業員が負担するのが一般的です。実際、多くの企業の就業規則には「診断書の取得費用は従業員負担」と明記されています。

具体例 – 会社負担のケース

一方で、従業員に対する福利厚生の一環として、会社が診断書の費用を負担する場合もあります。ただし、これは企業の裁量によるところが大きく、会社が費用を負担する場合は決して多くありません。会社が費用を負担するケースとしては、例えば長期的な療養が必要で従業員の経済的負担が大きい場合や、会社の指示によって診断書を取得する必要がある場合などが考えられます。

詳細分析 – 費用負担のポイント

• 就業規則に従業員負担が明記されていれば、従業員側で費用を負担する義務がある
• 一時的な病気や怪我の場合は従業員負担が一般的
• 長期療養が必要な重度の病気の場合は、会社が費用を負担する可能性がある
• 会社の指示や要請で診断書が必要な場合は、会社が費用を負担することもある
• 費用負担については、就業規則や会社の方針を事前に確認することが重要

診断書提出時の注意点

診断書の内容確認

診断書を提出する際は、その内容を確認することが大切です。病名、症状、療養期間など、重要な情報が正しく記載されているかをよく確認しましょう。記載内容に不備があると、会社から再提出を求められる可能性があります。また、必要事項が不足していると、会社が病院に確認を取ることもあり得ます。そのため、診断書を受け取ったら内容を確実に確認し、不備がないことを確認する必要があります。

診断書提出の期限厳守

会社から診断書の提出期限が指定されている場合は、必ずその期限を守りましょう。期限に遅れると、会社は無断欠勤として扱われる可能性があります。実際に、期限を守らなかったことにより、正当な理由なく解雇された事例も存在します。診断書の提出が遅れそうな場合は、事前に上司や人事部門に連絡し、理由を説明する必要があります。

診断書取得費用の負担者確認

• 診断書の取得には費用がかかります
• その費用負担者は会社によって異なります
• 自己負担となる場合が多いですが、福利厚生制度で会社負担となることもあります
• 費用負担者を事前に確認しておく必要があります
• 会社に確認せずに自己負担を前提とすると、トラブルの原因となる可能性があります

まとめ

会社が診断書を求める理由

会社が従業員に診断書の提出を求める主な理由は、従業員の健康状態を正確に把握し、適切な業務調整や安全配慮義務を果たすためです。診断書があれば、従業員の病状や療養期間を医学的見地から確認できるため、業務への影響を最小限に抑えることができます。また、感染症の疑いがある場合は、他の従業員への感染リスクを低減するためにも、診断書による状況確認が重要視されます。

診断書が必要となる欠勤日数

診断書が必要となる欠勤日数は、会社の就業規則によって異なります。一般的には、3日から7日程度の連続欠勤で診断書の提出を求められるケースが多いようです。短期間の欠勤であれば病気が軽度と見なされる一方、長期間にわたれば業務への影響が大きくなるため、このような基準が設けられています。例えば、Aという企業では5日以上の連続欠勤があれば診断書の提出が必須となっています。

バイトでも診断書が必要になるケース

• 感染症の疑いがある場合
• 長期間の欠勤が見込まれる場合
• 業務に重大な支障が出る可能性がある病気や怪我の場合
• アルバイト先の就業規則で診断書提出が義務付けられている場合
• 感染症対策や健康管理上、診断書が必要とされる業種・職種の場合