転職時の履歴書は「手書き」と「パソコン」のどちらが正解なのか。結論から言えばどちらでも提出できる時代になりましたが、応募先の業種・社風・提出方法によって最適解は変わります。本記事では、両者のメリット・デメリット、迷ったときの判断基準、手書き／パソコンそれぞれの正しい書き方、メール提出時の注意点までを一気通貫で解説します。
転職時にまず用意するものが履歴書ですが、これを手書きにしたほうがいいのか、それともパソコンで作成しても大丈夫なのか、悩んだ経験はありませんか。「いまどき手書きなんて時代遅れでは」と感じる人もいれば、「やはり履歴書は手で書くのが礼儀」と考える人もいて、意見が分かれるテーマです。
ある調査によれば、Excelの企業・事業所への導入率はほぼ99％とされています。それだけ業務でパソコンが浸透しているのだから履歴書もパソコンで大丈夫だろう、と考えて提出すると、それが意外にマイナス評価の対象になることもあります。逆に、IT企業に律儀に手書きの履歴書を送って「効率が悪い人」と思われてしまうこともある。つまり、どちらが正しいかは一律には決まらず、応募先によって変わるのです。そんなことで書類選考に落ちるのは、あまりにもったいない話です。
そこでここでは、履歴書は手書きがよいのかパソコンでもよいのかという判断軸と、併せてそれぞれの場合の履歴書の正しい書き方を、できるだけ実務に沿った形でご紹介します。
履歴書を手書きとパソコンで作成した場合のメリット・デメリット
まず最初に、履歴書を手書きでするほうがいいのか、パソコンでもいいのかという点についてです。実はそれぞれにメリットとデメリットがあり、どちらか一方が常に優れているわけではありません。「自分が応募する企業では、どちらの長所が効いて、どちらの短所が刺さるのか」という視点で読み比べてみてください。
手書きにした場合
メリット
- 丁寧さ、意欲の高さが伝わりやすい。一文字ずつ手で書いた書類は、それだけで「この会社のために時間をかけた」という印象を与えます。
- 採用担当者によってはパソコンよりも評価が高い。とくに年齢層の高い担当者ほどこの傾向が出やすいといわれます。
- 字体が違うので個性が出やすい。同じテンプレートが並ぶ中で、手書きは記憶に残りやすいという面があります。
- 字が上手い場合は、人格・能力が優れているような印象を与えられる。文字の丁寧さは性格の丁寧さの代理指標として受け取られがちです。
デメリット
- 人によって文字の上手い下手があるので、評価に影響する。字に自信がない人にとっては逆効果になりかねません。
- 作成するのに時間がかかる。書き損じれば最初から書き直しになり、一枚に数十分かかることも珍しくありません。
- 複数の企業に応募する場合、毎回書く必要がある。応募社数が増えるほど負担が雪だるま式に膨らみます。
パソコンで作成した場合
メリット
- 読みやすい。文字のクセに左右されず、誰が見ても判読しやすい仕上がりになります。
- 複数の応募をするとき、基本情報は転用できるので時間が短縮される。氏名・学歴・資格などは使い回せます。
- パソコンスキルが証明できる。WordやExcelを使いこなせること自体が、職種によってはアピールになります。
- メールで応募できる場合もあるので便利。データのまま送付・保管ができます。
- ネットの転職サイトにそのまま流用できる。Web履歴書の入力内容とも整合を取りやすくなります。
デメリット
- 無機質で意欲を伝えづらい。テンプレートが整いすぎていると「使い回し」に見えることがあります。
- 採用担当者によっては「常識がない」「誠意がない」と判断される。とくに伝統的な業種では起こりがちです。
整理すると、手書きは「誠意・丁寧さ・個性」を伝える力に優れるが時間効率が悪い、パソコンは「効率・可読性・流用性」に優れるが熱意が伝わりにくい、という補完関係にあります。次の比較表で一覧にしておきます。
| 観点 | 手書き | パソコン |
| 熱意・誠意の伝わりやすさ | 伝わりやすい | 伝わりにくい |
| 作成・修正の手間 | 多い（書き直し） | 少ない（再利用可） |
| 可読性 | 字次第でばらつく | 安定して読みやすい |
| 向く応募先 | 伝統的日系・官公庁 | IT・ベンチャー・外資 |
| Web／メール提出 | 不向き（要スキャン） | そのまま送れる |
履歴書を手書きにするかパソコンにするか判断のポイント
以上で見たように、手書きもパソコンも一長一短です。ただ、応募の効率を考えたときには、やはりパソコンで作成したほうが便利だということは言えるでしょう。とはいえ「便利だから常にパソコン」と決めてしまうのは早計です。大切なのは応募先がどちらを好むかを読むことです。
ではどのようなときに手書きにしたほうがよいのか、あるいは逆にパソコンが苦手でも頑張ってそれで作成したほうがいい場合もあるのか、という点について、ケースごとに説明します。なお、最終面接で落ちる人の特徴5選！合格率を上げるための対策と心構え【2026年最新版】でも触れているように、選考は書類の体裁から始まる「印象の積み重ね」で進んでいきます。最初の履歴書で減点を作らないことが、後の面接を有利に運ぶ土台になります。
手書きがよいケースとその理由
1 歴史のある日系企業や官公庁関係への応募
歴史のある日系資本で、それもITなどの利用度が高くないだろうと思われる、伝統産業を基盤にしている企業の場合、あるいは官公庁関係の場合は、「手書き＝誠意」ととらえる風潮が依然として残っているケースが多いです。したがってその場合は手書きのほうがよいでしょう。こうした企業は社内文書も紙ベースで回っていることが多く、応募書類だけが突出してデジタルだと違和感を持たれることがあります。
2 採用担当者や役員の年齢層が高い企業への応募
年齢の高さはITリテラシーの高さと反比例することが多いです。逆に言えば、年齢が高い方が「手書き＝誠意」「履歴書は手書きで書くことが常識」と考えている場合が多いということです。採用担当者の年齢は外部からはわかりませんが、役員の顔ぶれなどはホームページで確認できますから、年齢層が高いようであれば、手書きにしたほうが無難でしょう。会社の沿革ページや社長メッセージの文体からも、社風の硬さはある程度推し量れます。
3 事務職、秘書など業務に「手書き」がある職種への応募
最近は宛名データをExcelなどに入れておいてテンプレートで封筒に直接印刷をする場合も多いですが、依然として郵便の宛名を手書きにしている会社もあります。したがって、そのような業務を担当する可能性のある事務職や秘書などの職種に応募する場合は手書きにして、なおかつその字体がきれいで丁寧であれば、プラスに評価される可能性が高いです。職種そのものが「手で書く力」を求めている場合、履歴書はそのまま実技審査の役割を果たします。
パソコンでの作成がよいケースとその理由
1 ベンチャー企業、IT企業、外資系企業などへの応募
日常業務をシステムで管理するのが当たり前のベンチャー企業、IT企業、外資系企業などでは、応募書類そのものもデータで管理している可能性が高いです。
そこに手書きの履歴書を送ると、あえてスキャンなどをしなければならない事態にもなり、「非効率な人」「前時代的な人」「社風に合わない人」という印象を与えてしまう危険性があります。その場合はパソコン作成が必須でしょう。むしろ整ったレイアウトのデータを提出できること自体が、基本的なPCスキルの証明になります。
2 提出方法がWeb経由やメールの場合
Webやメールでの応募の場合は、パソコンで作成したもので提出するのが基本です。手書きの履歴書をスキャンしてPDF形式にして送ることも可能でしょうが、かえって「変わり者」と思われてしまうでしょう。提出フォームに直接入力する形式なら、そもそも手書きという選択肢自体がありません。
迷ったら手書きで作成したほうがリスクが少ない
以上のポイントで判断がつかない場合は、手書きのほうがリスクは少ないです。それは以下のような調査があるからです。
採用担当者に、手書きの履歴書での応募とパソコンの履歴書での応募があった場合の印象を聞いたところ、「手書きで作成した履歴書での応募が有利」が28.7％、「パソコンで作成した履歴書での応募が有利」が3.0％でした。
「両者に全く差はない」が68.3％でいちばん多いのですが、たまたま応募した企業が28.7％に入っている可能性のほうが、3.0％の可能性よりも高いですから、リスクを回避するためには念のため手書きにしておいたほうがよい、ということです。言い換えれば、手書きが不利になる場面はごく限られている一方、パソコンが不利になりうる相手は一定数いるということです。確実に減点を避けたいなら、手で書いておくのが安全策になります。
引用元：ライフネット生命 2013年「新卒採用関係者の意識調査」
https://www.lifenet-seimei.co.jp/newsrelease/2013/4568.html#anchor8
転職成功者は手書き作成が多数
また、転職成功者1000人を対象にした調査では、履歴書を手書きで作成した人が77％で、パソコンでの作成は23％でした。
これは転職先企業すべてが対象ですから、上で挙げた判断基準は生きているものの、やはり迷ったときには手書きにしておいたほうがよいということです。もちろん、これは「手書きだから受かった」という因果関係を示すものではありません。ただ、成功者の多くが手書きを選んでいるという事実は、迷ったときの一つの後押しにはなるでしょう。
引用元：リクナビNEXT2017年「転職活動に関するアンケート」
手書き作成の場合のポイント
では履歴書を手書きで作成する場合、どのような点に注意すればよいのでしょうか。「丁寧に書く」という心構えだけでなく、用紙選び・筆記具・修正のルールという具体的な手順を押さえておくと、仕上がりが大きく変わります。
様式、用紙の選び方
まず履歴書を書く様式です。基本は「JIS規格履歴書」ですが、職歴欄が広いもの、JIS規格ではないが類似したものなど種類があります。
転職に使う場合は、職歴を記載する行数が多いものや、自己PR・志望理由など自分がアピールしたい欄が広いものを選ぶのがベストです。ただし募集要項でJIS規格の履歴書と指定されている場合もあるので注意してください。指定がある場合は、それを無視するだけで「指示を読まない人」という印象を与えかねません。
また用紙サイズはB4二つ折りとA3二つ折りがありますが、多くの企業の書類はA4サイズですから、A3を二つ折りにしてA4サイズにしているものを使いましょう。
筆記具の選び方
また手書きの場合は、筆記具の選び方も意外に重要です。それについては、以下のポイントに沿ってください。
使用するのは黒のボールペン
履歴書は正式文書ですから黒のボールペンが基本です。また通常のボールペンよりは万年筆やゲルインクのボールペンのほうが文字がくっきりするのでおすすめです。必ず事前に試し書きをしてから、履歴書を書きましょう。インクのにじみやかすれは、本番の一枚で初めて気づくと取り返しがつきません。
消せるボールペンはNG
フリクションボールペンと呼ばれるいわゆる「消せるボールペン」は、摩擦熱によって色が透明になるインクを使っています。つまり、何らかの原因でこすれるとその摩擦熱で消えてしまう危険性があります。郵送中の摩擦や、夏場の車内の熱でも消えうるため、公式文書には絶対に使わないようにしましょう。
修正液や修正テープもNG
履歴書は非常に公式性が高い文書です。そしてそのように考えている人も多いです。したがって間違えたら、修正液や修正テープを使わずに「書き直し」ましょう。契約文書などのように、間違えた箇所に二重線を引いて訂正印を押すような修正方法もNGです。書き損じが惜しければ、下書きを鉛筆で薄く引いてからペン入れする方法もあります。
記載上のルール
またこれはパソコンの場合でも同様ですが、履歴書としての形式を整えるための記載ルール、あるいは慣行としての記載ルールがありますので、それに沿っていないと「常識を知らない」ととらえられてしまいます。
ですから以下のルールを守って記載しましょう。これらは手書き・パソコンを問わず共通する、いわば履歴書の「最低限の作法」です。
文章形式や年号は統一する
文章は「ですます調」で統一します。年号は平成・昭和などの和暦が一般的ですが、外資系企業やIT企業の場合は西暦がよいでしょう。
いずれにしても混合はNGです。たとえば学歴は和暦、職歴は西暦というように欄ごとにバラバラだと、それだけで雑な印象を与えます。数字は漢数字ではなく算用数字を使用しましょう。また、職務経歴書などほかの応募書類も、履歴書で選んだ形式に揃えてください。
誤字、脱字チェック
どんなに内容的にアピールできる履歴書でも、誤字ひとつで台無しです。提出前には必ず誤字・脱字チェックをしましょう。とくに企業名・部署名・担当者名の誤りは、相手への敬意を欠く致命的なミスと受け取られます。できれば第三者に見てもらったほうが、文章のわかりやすさも含めて確認してもらえますので確実です。一晩おいてから自分で読み返すだけでも、見落としに気づきやすくなります。
パソコン作成の場合のポイント
次にパソコンで作成する場合は、以下のポイントに注意してください。「データだから簡単」と油断すると、フォーマット崩れやフォントの不統一で、かえって雑な印象を与えてしまいます。
フォーマットは自分で作らず、ひな形を利用する
履歴書をパソコンで作成する場合は、ネット上にある完成版のフォーマットやテンプレートをダウンロードして利用しましょう。罫線や欄の配置を一から自作すると、JIS規格から外れたり、印刷時にレイアウトが崩れたりしがちです。
Word・Excelのどちらでもかまいませんが、いずれにしてもフォーマットを使わず、職務経歴書のように箇条書きにするのはNGです。履歴書はあくまで定型の様式に沿って埋める書類だと心得ましょう。
文字サイズとフォントは履歴書内で揃える
パソコンで作成する良さは「見やすいこと」です。しかし、形式に留意しないとそのメリットが生かせません。したがって以下のポイントに注意してください。
履歴書の中で、ある部分は明朝体、ある部分はゴシック体、というのはNGです。文字フォントを統一し、文字サイズを揃えましょう。バラバラのフォントは、複数のテンプレートをつぎはぎしたような不自然さを生みます。
とくにWebからダウンロードしたフォーマットの場合は、最初から文字サイズやフォントが設定されている場合が多いですから、きちんと自分で確認して、バランスを整えるようにしましょう。
その時の基準は、
- 文字サイズ（通常文）：10.5ptまたは11pt
- 文字サイズ（氏名やアピールポイントなど、目立たせたい部分）：14p～18pt
- フォント：明朝体
です。明朝体は公式文書になじみやすく、長文でも落ち着いた印象を与えます。
印刷するうえでのポイント
またパソコンで作成したのち郵送する場合は、当然印刷というプロセスが入ります。ここが言ってみれば手書きの履歴書の場合の「書く」作業に匹敵する重要な部分ですから、以下の点に注意して作業しましょう。せっかくデータをきれいに整えても、印刷で失敗すると台無しになります。
サイズの選択と印刷方法
履歴書のサイズはA3二つ折りか、B4二つ折りが一般的です。ですから印刷時はA3またはB4の用紙を使いましょう。どちらも自宅のプリンタでは印刷ができないことが多いので、コンビニの印刷サービスを利用しましょう。それができない場合は、家でA4サイズ2枚で印刷をし、履歴書にページ番号をふって、ホチキスではなくクリップで留めて提出しましょう。ホチキスは外しにくく、担当者がコピーやスキャンをする際の妨げになるためです。
紙は上質紙で
印刷用紙は、家でプリントする場合は上質紙を選びましょう。上質紙は家電量販店や文房具店で購入できます。最近では履歴書印刷用の紙もあります。普通のコピー用紙より厚みと白さがあり、それだけで仕上がりの印象が引き締まります。
写真は印刷後に貼付
パソコンで作成し、印刷したものを郵送、または持参するなど原本を提出する場合は、写真をデータ添付してそれも一緒に印刷するというのはNGです。履歴書を印刷してから、写真の原本を貼付しましょう。印刷した写真は色味が安定せず、剥がれやすいうえに安っぽく見えてしまいます。
添え状は手書きで
また、履歴書をパソコンで作成した場合でも、郵送時に一緒につける添え状（送付状）は手書きが基本です。本体がデータでも、一筆添える送付状に手書きの一言があると、丁寧な印象を補えます。
メールで履歴書を送付する際の注意点
近年はメールやWebフォームでの提出が増えています。紙の郵送とは別の作法があり、ここでつまずくと「ITに弱い人」という印象を与えかねません。ビズリーチのプラチナスカウトで落ちる理由と対策【転職成功への道】のようなスカウト型サービス経由の応募でも、添付ファイルの扱い方は印象を左右します。以下のポイントを押さえておきましょう。
履歴書への写真添付
メールやWebで履歴書を提出する場合は、履歴書に写真ファイルを添付することになりますが、スマホなどで撮影した写真ではなく、データで納品してくれる写真館などがありますから、そこできちんと撮影した解像度の高い写真を使用しましょう。粗い写真は拡大すると荒れてしまい、それだけで雑な印象につながります。
ボックス式の自動撮影機などには、顔色などを補正してくれる機能もありますので、それを使うのはセーフですが、画像加工ソフトで目の大きさなどを加工してしまうのは嘘の書類を提出したことになりますのでNGです。面接で本人と写真の印象が違いすぎると、不信感を持たれてしまいます。
Excelの場合の保存形式は「.xls」で
Excelで作成した履歴書は、そのまま保存すると「.xlsx」というExcelの新しいバージョンでしか開けない形式になってしまうことがあります。ですから古いバージョンでも開けるように「.xls」で保存しましょう。
特に官公庁はその場合が多いので要注意です。中には、提出後の改変を防ぐためにPDF化をする人もいますが、ダウンロードに時間がかかってしまったり、転職エージェントに提出して修正の指示が出た場合に作業の手間が増えたりするので、Excelのままにしたほうが無難です。
ただし、ファイルには必ずパスワードをかけ、パスワードは履歴書を送ったメールとは別のメールでそれだけを連絡しましょう。万一メールを誤送信しても、本文だけでは中身を開けないようにするための配慮です。
ファイル名は分かりやすく
ファイル名は、応募先企業からの指定がない限りは、履歴書であること、応募者の名前がわかること、を基本につけましょう。担当者は多数の応募者のファイルを受け取るため、開かなくても中身がわかる名前が親切です。たとえば以下のようなものです。
- Word：履歴書（自分の氏名）日付.doc
- Excel：履歴書（自分の氏名）日付.xls
ただし外資系の場合はMacを使っていることもあるので、「Resume_name_西暦の年月日」とするのがよいでしょう。
整理して管理と保管をする
また履歴書を企業ごとに書き換えて提出している場合は、その応募企業ごとに保管しましょう。
具体的には、送ったファイル名とは別に応募先企業名を入れて名前を付けなおし、フォルダを分けて保存しましょう。
面接の際、履歴書の内容を踏まえて質問をされることもありますから、書いた内容を忘れてしまわないようにするためと、ほかの企業への応募内容と混同しないようにするためです。複数社を同時並行で受けるときほど、この管理の差が当日の落ち着きを左右します。
| 提出方法 | 主な注意点 |
| 郵送（手書き／印刷） | 上質紙・A3二つ折り・写真は印刷後に貼付・ ホチキス不可（クリップ留め）・添え状は手書き |
| メール添付 | 分かりやすいファイル名・パスワードは別メール・ Excelは.xls・解像度の高い写真を添付 |
| Webフォーム入力 | 入力内容の和暦／西暦を統一・誤字脱字を再確認・ 送信前にプレビューで体裁を確認 |
手書き・パソコン共通でやりがちな失敗と対策
作成方法を決めたあとも、細部のミスで印象を落としてしまうケースは少なくありません。ここでは手書き・パソコンの双方で起こりがちな失敗を挙げ、それぞれの対策をまとめます。提出前に「自分はやっていないか」と照らし合わせてみてください。
空欄をそのまま残してしまう
書く内容がない欄を空白のままにすると、「書き忘れたのか」「やる気がないのか」と受け取られかねません。該当事項がない欄には「特になし」と記入する、賞罰欄が空なら「なし」と書くなど、空白を作らない工夫をしましょう。空欄は手書き・パソコンを問わず、丁寧さの欠如と見られやすいポイントです。
志望動機・自己PRを使い回す
パソコン作成の利点である「流用のしやすさ」は、裏を返せば「どの企業にも同じ文章を送ってしまう」リスクと表裏一体です。志望動機や自己PRは、応募先ごとに必ず手を入れましょう。前の会社名が残っていた、というのは典型的な失敗で、これ一つで一発不合格になることもあります。手書きの場合も、複数社へ同じ定型文を機械的に書き写すのは避けたいところです。
写真の印象が雑になる
履歴書写真は、相手が最初に目を留める要素の一つです。服装が乱れている、表情が硬すぎる、背景が散らかっている、サイズが規定と合っていない、といった写真は、それだけで印象を下げます。手書き・パソコンどちらの場合も、写真は使い回しの古いものではなく、応募時期に合った清潔感のあるものを用意しましょう。
提出方法の指定を読み飛ばす
「JIS規格で」「Word形式で」「PDFで」など、募集要項に提出方法が指定されているのに、それを無視してしまう失敗です。指示を守れていないだけで、業務上の指示も読み飛ばす人ではないかと不安を持たれます。応募前に募集要項をもう一度読み返し、様式・形式・送付先・締切を確認する習慣をつけましょう。
折り目・汚れ・封筒の扱いが粗い
郵送の場合、履歴書をそのまま三つ折りにして普通の封筒に入れるのではなく、A4が折らずに入る角形2号の封筒に、クリアファイルに挟んで入れるのが丁寧です。雨や輸送による汚れ・折れを防げますし、相手が取り出しやすくなります。封筒の表書きやのり付けの雑さも、意外なほど見られています。
履歴書の手書き・パソコンに関するよくある質問
最後に、手書きとパソコンの選択をめぐって、応募者からよく出る疑問を整理しておきます。
Q. 指定がなければ、結局どちらを選べばよいですか
提出方法がWebやメールならパソコン、紙の郵送・持参で応募先が伝統的な日系企業や官公庁なら手書き、というのが基本の使い分けです。どちらとも判断がつかない場合は、本文で触れたとおり、不利になる相手が少ない手書きを選んでおくのが無難です。
Q. 字に自信がなくても手書きにすべきですか
字の上手さそのものよりも、「丁寧に書こうとした跡が見えるか」のほうが重要です。とめ・はね・はらいを意識し、行間を揃え、一文字ずつ落ち着いて書けば、達筆でなくても誠実さは十分に伝わります。どうしても字に強い不安があり、かつ応募先がパソコンを許容する社風であれば、無理をせずパソコン作成に切り替える判断も合理的です。
Q. パソコンで作ると熱意が伝わらないのが心配です
履歴書の体裁よりも、志望動機・自己PRの中身で熱意は伝わります。応募先ごとに内容を作り込み、郵送時には手書きの添え状を一筆添えれば、パソコン作成でも誠意を補えます。体裁の選択だけで合否が決まるわけではないので、過度に心配する必要はありません。
Q. 履歴書と職務経歴書で作成方法が違っても大丈夫ですか
職務経歴書は情報量が多く、レイアウトの自由度も求められるため、パソコンで作成するのが一般的です。一方で履歴書だけ手書きにする、という組み合わせ自体は問題ありません。ただし、和暦・西暦の表記や日付の形式など、書類間で食い違いが出ないように揃えておきましょう。
まとめ
いかがでしたか。
履歴書はA3かB4で1枚という、書く内容の少ない書類ですが、それは転職の成功を左右する可能性もある重要なものです。手書きかパソコンかという入口の選択から、用紙・筆記具・フォント・提出方法まで、一つひとつの配慮が「この人は丁寧だ」という印象を積み上げていきます。
採用選考の比重は職務経歴書のほうが大きいですが、しかし配慮不足・常識不足の履歴書を提出したことによって、最初からマイナス評価を得て選考に臨むのは得策ではありません。
本記事の判断フローと各チェックリストを使って、応募先に合った作成方法を選び、減点のない一枚を仕上げましょう。以上のポイントをしっかり確認して、より採用に近づく履歴書を作成してください。
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